Co to jest WORKFLOW i dlaczego warto go stosować?

Słowo workflow możemy przetłumaczyć jako przepływ pracy. Pod pojęciem tym kryje się sekwencja kroków, które wykonywane w ściśle określonej kolejności umożliwiają płynną realizację powtarzalnych procesów biznesowych. Workflow ma zastosowanie zarówno w przypadku prostego obiegu dokumentów typu wniosek o urlop, jak i bardziej złożonych procesów, obejmujących złożenie zapotrzebowania, akceptację zależną od wielu czynników i realizację zamówienia.

Każda firma mogłaby z pewnością określić takie ścieżki, którymi pracownicy podążają na co dzień.
Część z nich wynika z wewnętrznych procedur, część została wypracowana przez lata i niespisana, a są być może takie, które wymagają uporządkowania, gdyż za każdym razem brakuje pewności, do kogo skierować dokument.

Biznesowy System Operacyjny Ready_™ wdrażany przez firmę moreBIT oparty jest na silniku workflow, który pozwala na automatyzację, a co za tym idzie - uporządkowanie i usprawnienie procesów obowiązujących w przedsiębiorstwie. W jaki sposób?

W poszczególnych procesach obiegu dokumentów w systemie Ready_™ biorą udział użytkownicy o odgórnie wyznaczonych rolach. Za wykonywanie czynności, takich jak utworzenie dokumentu, wybór pracownika merytorycznego, czy akceptacja faktury odpowiedzialne są grupy użytkowników, przypisane do poszczególnych etapów w procedurze. Sprawia to, że dokumenty nie trafiają do realizacji przez przypadkowe osoby. Po wykonaniu zadania grupy i użytkownicy otrzymują uprawnienia do procesowanych dokumentów, dzięki czemu mają do nich dostęp i mogą śledzić ich dalszy obieg. Przykładowo po dokonaniu opisu merytorycznego faktury pracownik widzi, że dokument został zaakceptowany przez przełożonego, a następnie zaksięgowany.

W systemie Ready_™ istnieje czytelny podział zadań w procesach obiegu dokumentów poszczególnych typów, np. obiegu faktury zakupu. Procesy te składają się z etapów, do których przypisani zostają wyznaczeni użytkownicy lub grupy użytkowników.

Na wybranych etapach procesu użytkownik może być zobligowany do uzupełnienia pewnych danych. Niektóre łatwo przeoczyć, dlatego w momencie potwierdzenia wykonania zadania system weryfikuje kompletność i poprawność wprowadzonych informacji. Czasem to po prostu weryfikacja uzupełnienia pola, czasem jest to bardziej zaawansowana forma, np. sprawdzenie, czy zsumowane kwoty wprowadzone i opisane przez wyznaczonych użytkowników nie przekraczają kwoty faktury. W razie potrzeby system wyświetli odpowiedni komunikat, którego treść i warunki wykonania konfigurować mogą uprawnieni użytkownicy.