Jak skutecznie wdrożyć system EOD w firmie

Wybór właściwego systemu EOD, czyli systemu elektronicznego obiegu dokumentów, spośród wielu obecnie oferowanych na rynku nie jest prosty, a wdrożenie systemu w firmie bywa skomplikowanym procesem, wymagającym szczegółowej analizy. Przed podjęciem decyzji o zakupie ważne jest, aby odpowiedzieć sobie na liczne pytania, w tym:

czy firma potrzebuje takiego systemu w celu usprawnienia procesów biznesowych?

jakie korzyści przyniesie wdrożenie?

jakie problemy występują w organizacji i czy system EOD może pomóc w ich rozwiązaniu?

 czy istnieją gotowe rozwiązania, z których można skorzystać, czy potrzebne będzie dedykowane oprogramowanie dopasowane do indywidualnych potrzeb organizacji?

kto będzie zaangażowany w uruchomienie systemu?

Wdrożenie krok po kroku

Jednym z dostępnych na rynku systemów EOD jest Biznesowy System Operacyjny Ready_™, będący następcą sprawdzonego przez setki firm systemu eDokumenty. Doświadczenie specjalistów firmy moreBIT pozwoliło opracować efektywną metodę wdrażania tego typu oprogramowania. Podobnie jak w przypadku smacznego posiłku znaczenie mają dobrej jakości składniki i sposób przygotowania, tak kluczem do skutecznego wdrożenia systemu jest zadbanie o to, aby wszystkie istotne elementy były przygotowane z należytą starannością i w odpowiedniej kolejności:

Analiza potrzeb - omówienie oczekiwań firmy przez koordynatora i wyznaczone osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary w firmie z potencjalnym Dostawcą oprogramowania,

Konfiguracja - dostosowanie systemu do omówionych potrzeb i wymagań,

Testowanie - weryfikacja działania systemu przez wyznaczonych pracowników firmy,

Uruchomienie - przeprowadzenie szkoleń dla pracowników i wyznaczonego Administratora systemu, będącego wsparciem pierwszego kontaktu oraz pomoc specjalistów ze strony Dostawcy,

Wsparcie i gwarancja - możliwość kontaktu przedstawiciela firmy z dedykowanym specjalistą w sprawie bieżących zgłoszeń, odpowiadanie na pytania użytkowników rodzące się podczas codziennej pracy w uruchomionym systemie, analiza i realizacja nowych zgłoszeń,

Pozytywne nastawienie

Jak wygląda realizacja poszczególnych kroków w przypadku wdrożenia systemu Ready_™ przez firmę moreBIT?

Przyjrzyjmy się każdemu z nich.

W pierwszej kolejności zespół wdrażający omawia potrzeby biznesowe firmy z wyznaczonymi przedstawicielami merytorycznymi po stronie klienta, aby mieć pewność, że wdrażane rozwiązania zostaną właściwie dostosowane i spełniać będą wszystkie oczekiwania. W przypadku wdrożenia systemu Ready_™ na tym etapie gromadzone są niezbędne informacje, m.in. o strukturze organizacyjnej firmy, kategoriach dokumentów, czy ścieżce ich obiegu w systemie.

Kolejnym krokiem w procesie wdrożenia systemu jest instalacja i konfiguracja wersji bazowej systemu oraz dedykowanych aplikacji. Może się zdarzyć, że aplikacje te będą na tym etapie budowane na indywidualne zamówienie klienta. Dobrą praktyką jest przygotowanie testowej wersji systemu oraz wersji docelowej, na której pracować będą użytkownicy. Wdrażając system Ready_™ z firmą moreBIT, klient ma możliwość wyboru liczby uruchomionych środowisk.

Na podstawową konfigurację systemu Ready_™ składają się:

• odzwierciedlenie struktury organizacji w systemie,

• przypisanie użytkowników do ról i nadanie im uprawnień,

• utworzenie grup użytkowników i udostępnienie im aplikacji, z których będą korzystać.

Po przeprowadzeniu konfiguracji systemu Ready_™ pracownicy merytoryczni firmy pod okiem dedykowanych specjalistów weryfikują, czy aplikacje zostały prawidłowo zainstalowane i skonfigurowane. Na tym etapie od razu wprowadzane są ewentualne poprawki i/lub drobne rozszerzenia do uzyskania pełnej satysfakcji użytkowników.

Na etapie uruchomienia systemu specjaliści firmy moreBIT przeprowadzają szkolenia dla pracowników, prezentując krok po kroku funkcjonalności systemu Ready_™ dla wybranych grup. Szkolenia mają zazwyczaj charakter praktyczny, kiedy to użytkownicy wykonują czynności pod okiem prowadzącego. Rekomendowane są szkolenia dla małych, maksymalnie dziesięcioosobowych grup lub wyznaczenie liderów, którzy przeprowadzą szkolenia w organizacji.

Ponadto użytkownicy otrzymują ilustrowaną dokumentację, w której znajdą wszystkie niezbędne informacje na temat obsługi systemu.

Po przeprowadzeniu szkoleń, jeśli istnieje taka potrzeba, przedstawiciele firmy moreBIT towarzyszą pracownikom firmy klienta podczas pierwszych dni pracy w systemie. Takie wsparcie może mieć formę zdalną lub stacjonarną, w zależności od trybu pracy klienta i ustaleń. Dzięki temu pracownicy szybciej oswajają się z pracą w systemie w obszarach, w których będą poruszać się codziennie.

Wsparcie po wdrożeniu systemu może mieć różne formy. Po uruchomieniu systemu Ready_™ firma może wykupić pakiet godzin w miesiącu, w ramach których specjalista dedykowany do kontaktu po stronie Dostawcy wspiera użytkowników w bieżącej pracy, odpowiadając na przesyłane pytania i koordynując realizację nowych zgłoszeń.